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Auftragsverarbeitungsvertrag

Vereinbarung über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag nach Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) zwischen dem Kunden einer Adam-Instanz („Verantwortlicher“) und der Quilar GmbH, Am Gulloh 106, 44339 Dortmund („Auftragsverarbeiter“). Dieser Vertrag ist nach § 10 Abs. 1 der AGB Bestandteil jedes Vertrags mit einem Unternehmer; auf Wunsch stellen wir ihn mit den Angaben des Kunden ausgefüllt zur Gegenzeichnung bereit (Textform genügt, Art. 28 Abs. 9 DSGVO). Diese Seite lässt sich über die Druckfunktion des Browsers als PDF speichern.

§ 1 Gegenstand und Dauer

(1) Der Auftragsverarbeiter betreibt für den Verantwortlichen eine Adam-Instanz (gehosteter KI-Assistent) einschließlich Server, Datenbank, App-Anbindung, Anmeldedienst und Datensicherung nach Maßgabe des Hauptvertrags (AGB und Angebot). Dabei verarbeitet er personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen.

(2) Art, Zweck und Umfang der Verarbeitung, die Datenkategorien und die betroffenen Personen sind in Anlage 1 beschrieben.

(3) Die Dauer dieses Vertrags entspricht der Dauer des Hauptvertrags. Die Pflichten zur Löschung und zur Vertraulichkeit bestehen darüber hinaus fort.

§ 2 Verantwortlichkeit und Weisungen

(1) Der Verantwortliche ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und die Wahrung der Rechte der betroffenen Personen verantwortlich. Er stellt insbesondere sicher, dass für die Daten, die er und seine Nutzer in die Instanz einbringen oder aus verbundenen Konten übernehmen lassen, eine Rechtsgrundlage besteht.

(2) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, auch in Bezug auf Übermittlungen in Drittländer, es sei denn, er ist nach dem Recht der Union oder eines Mitgliedstaats dazu verpflichtet; dann teilt er dem Verantwortlichen diese Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.

(3) Der Hauptvertrag, diese Vereinbarung und die Konfiguration, die der Verantwortliche in seiner Instanz vornimmt (etwa verbundene Konten, aktivierte Module, Aufbewahrungsfristen, Freigaberegeln), sind die anfänglichen Weisungen. Weitere Weisungen erteilt der Verantwortliche in Textform an info@quilar.de. Weisungen, die über den vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen, können gesondert vergütungspflichtig sein.

(4) Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, informiert er den Verantwortlichen unverzüglich und darf die Ausführung bis zur Bestätigung oder Änderung der Weisung aussetzen.

§ 3 Pflichten des Auftragsverarbeiters

Der Auftragsverarbeiter

• setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen, und beschränkt den Zugriff auf das für die Aufgabe Erforderliche;
• trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO gemäß Anlage 2, prüft sie regelmäßig und entwickelt sie dem Stand der Technik entsprechend fort, ohne das Schutzniveau abzusenken;
• unterstützt den Verantwortlichen mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen (Art. 12 bis 23 DSGVO), insbesondere durch die Export- und Löschfunktionen der Instanz (§ 6);
• unterstützt den Verantwortlichen bei der Einhaltung der Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO (Sicherheit, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzung, Konsultation) unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm verfügbaren Informationen;
• meldet dem Verantwortlichen jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis, mit den ihm bekannten Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, und reicht fehlende Angaben nach;
• führt ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO;
• benennt dem Verantwortlichen einen Ansprechpartner für den Datenschutz: Mohamed Aajour, info@quilar.de;
• informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn eine Aufsichtsbehörde oder eine andere Stelle Auskunft über oder Zugriff auf Daten des Verantwortlichen verlangt, soweit gesetzlich zulässig, und verweist die Stelle an den Verantwortlichen;
• verarbeitet die Daten ausschließlich im Gebiet der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums; Ausnahmen nur nach § 5.

§ 4 Unterauftragsverarbeiter

(1) Der Verantwortliche erteilt die allgemeine Genehmigung, die in Anlage 3 genannten Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Die mit „optional“ gekennzeichneten Unterauftragsverarbeiter werden nur eingesetzt, wenn der Verantwortliche die jeweilige Funktion in seiner Instanz aktiviert; die Aktivierung gilt als Weisung.

(2) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen in Textform mindestens vier Wochen vor dem beabsichtigten Einsatz eines neuen oder dem Austausch eines bestehenden Unterauftragsverarbeiters. Der Verantwortliche kann der Änderung innerhalb dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Können sich die Parteien nicht einigen, darf der Verantwortliche den Hauptvertrag zum Zeitpunkt des beabsichtigten Einsatzes kündigen.

(3) Der Auftragsverarbeiter erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter durch Vertrag dieselben Datenschutzpflichten auf, wie sie in dieser Vereinbarung festgelegt sind, insbesondere hinreichende Garantien für technische und organisatorische Maßnahmen. Kommt der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten nicht nach, haftet der Auftragsverarbeiter gegenüber dem Verantwortlichen für dessen Pflichten.

(4) Nicht als Unterauftragsverarbeitung gelten Leistungen Dritter, die der Verantwortliche selbst beauftragt oder deren Konten seine Nutzer verbinden (etwa Microsoft, Google, ein eigenes Anthropic-Abonnement, Telegram), sowie Nebenleistungen wie Telekommunikation, Post und Reinigung.

§ 5 Verarbeitung in Drittländern

(1) Die Instanz, die Datensicherungen und der Anmeldedienst werden in Deutschland betrieben. Eine Verarbeitung außerhalb der EU und des EWR findet nur durch die in Anlage 3 entsprechend gekennzeichneten Unterauftragsverarbeiter statt und nur, wenn der Verantwortliche die betreffende Betriebsvariante oder Funktion gewählt hat.

(2) Für solche Übermittlungen bestehen geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO (Standardvertragsklauseln nach Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Modul 3, mit dem jeweiligen Unterauftragsverarbeiter) oder ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO (EU-US Data Privacy Framework, Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795) für zertifizierte Empfänger. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf Anfrage Kopien der Garantien und seiner Transfer-Folgenabschätzung bereit.

(3) Das KI-Modell beauftragt der Verantwortliche selbst (AGB § 2 Abs. 3): Bei der Variante „Adam über AWS Bedrock“ ist AWS Auftragsverarbeiter des Verantwortlichen in dessen eigenem AWS-Konto (Region Frankfurt, eu-central-1; AWS GDPR Data Processing Addendum), bei der Variante „eigenes Anthropic-Abonnement“ besteht ein eigener Vertrag des Verantwortlichen mit Anthropic (Verarbeitung in den USA). Der Auftragsverarbeiter übermittelt die Anfragen der Instanz auf Weisung des Verantwortlichen an den von ihm gewählten Anbieter; die Zugangsdaten dazu liegen verschlüsselt auf der Instanz. Für die Rechtmäßigkeit dieser Übermittlung, insbesondere die Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO bei der Anthropic-Variante, ist der Verantwortliche verantwortlich.

§ 6 Rechte der betroffenen Personen

(1) Wendet sich eine betroffene Person an den Auftragsverarbeiter, leitet er das Anliegen unverzüglich an den Verantwortlichen weiter und beantwortet es nicht selbst, soweit er nicht gesetzlich dazu verpflichtet ist.

(2) Die Instanz stellt dem Verantwortlichen Funktionen bereit, mit denen er Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit selbst umsetzen kann: Export aller Daten einer Person als JSON, Berichtigung von Kontaktdaten, Löschung einzelner Kontakte samt Interaktionen mit optionaler Sperre gegen erneute automatische Erfassung („Vergessen“), Löschung des Nutzerprofils. Für Anliegen, die sich damit nicht umsetzen lassen, unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen innerhalb von fünf Werktagen.

§ 7 Nachweise und Kontrollen

(1) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung dieser Vereinbarung zur Verfügung, insbesondere die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (Anlage 2), sein Verarbeitungsverzeichnis für die Instanz, Prüfprotokolle der Instanz und, soweit vorhanden, Zertifikate und Prüfberichte der Unterauftragsverarbeiter.

(2) Der Verantwortliche darf nach vorheriger Ankündigung mit angemessener Frist (in der Regel zwei Wochen) einmal jährlich sowie aus konkretem Anlass die Einhaltung dieser Vereinbarung überprüfen oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Dritten überprüfen lassen. Prüfungen erfolgen während der üblichen Geschäftszeiten, ohne den Betrieb unverhältnismäßig zu stören, und bevorzugt durch Einsicht in Dokumente und Fernzugriff auf die Instanz des Verantwortlichen. Für Prüfungen vor Ort beim Hosting-Anbieter gelten dessen Prüfregelungen.

§ 8 Löschung und Rückgabe

(1) Nach Beendigung des Hauptvertrags kann der Verantwortliche seine Daten 30 Tage lang über die Exportfunktionen der Instanz oder als Datenbankabzug abrufen. Nach Ablauf dieser Frist, oder früher auf Weisung, löscht der Auftragsverarbeiter die Instanz mit allen Daten einschließlich der virtuellen Datenträger beim Hosting-Anbieter und entfernt den Hostnamen und das Zertifikat.

(2) Datensicherungen werden spätestens 90 Tage nach Beendigung des Hauptvertrags überschrieben oder gelöscht; bis dahin werden sie nicht wiederhergestellt, außer der Verantwortliche weist es an. Die vom Auftragsverarbeiter im AWS-Konto des Verantwortlichen eingerichteten Berechtigungen für die Instanz werden mit der Löschung der Instanz widerrufen; das Konto selbst verbleibt beim Verantwortlichen.

(3) Der Auftragsverarbeiter bestätigt die Löschung auf Anfrage in Textform unter Angabe des Zeitpunkts. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Auftragsverarbeiters (etwa für Rechnungsdaten) bleiben unberührt; solche Daten werden gesperrt und nach Ablauf der Pflicht gelöscht.

§ 9 Haftung, Schlussbestimmungen

(1) Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO. Im Verhältnis der Parteien zueinander gelten ergänzend die Haftungsregelungen des Hauptvertrags, soweit Art. 82 DSGVO dem nicht entgegensteht.

(2) Bei Widersprüchen geht diese Vereinbarung dem Hauptvertrag in Fragen des Datenschutzes vor. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Es gilt deutsches Recht; Gerichtsstand ist Dortmund, soweit der Verantwortliche Kaufmann ist.

Anlage 1: Beschreibung der Verarbeitung

Anlage 2: Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

1. Vertraulichkeit

• Zutrittskontrolle: Server stehen in Rechenzentren des Hosting-Anbieters in Deutschland mit Zutrittskontrolle, Videoüberwachung und Sicherheitsdienst; der Auftragsverarbeiter betreibt keine eigenen Serverräume. Arbeitsgeräte des Auftragsverarbeiters sind verschlüsselt und passwortgeschützt.
• Zugangskontrolle: Administrativer Zugang zu Servern ausschließlich per SSH mit Schlüsselpaaren, Passwort-Anmeldung deaktiviert; Firewall mit Standard-Verweigerung; Fail2ban gegen Anmeldeversuche; App-Kopplung über einmalige, zeitlich begrenzte Kopplungslinks und gerätegebundene Schlüssel; API-Zugriffe nur mit instanzeigenem API-Schlüssel.
• Zugriffskontrolle: Jede Instanz läuft auf einem eigenen Server mit eigener Datenbank; keine Mandantenvermischung. Rollenbasierte Datenbankrechte; Datenbankrollen für Automatisierungen haben keinen Zugriff auf Token- und Kontakttabellen. Geheimnisse (API-Schlüssel, Tokens) werden dem KI-Modell nicht zugänglich gemacht (Umgebungs-Allowlist, Lese-Schutz für Geheimnisdateien). Zugriff des Auftragsverarbeiters auf Kundendaten nur für Wartung und Support, protokolliert.
• Pseudonymisierung und Verschlüsselung: Transport durchgehend TLS (HTTPS, Zertifikate von Let's Encrypt); Zugangs-Tokens verbundener Konten mit AES-256-GCM und instanzeigenem Schlüssel verschlüsselt; Übergabe von Tokens durch den Anmeldedienst Ende-zu-Ende verschlüsselt (X25519, HKDF, AES-256-GCM) und signiert (Ed25519); Datensicherungen außerhalb des Servers mit age (Public-Key) verschlüsselt, der private Schlüssel liegt nicht auf dem Server; Absenderadressen in Ereignisprotokollen und Sperrlisten nur als SHA-256-Hash; IP-Adressen der Warteliste nur als gesalzener Hash.
• Trennungskontrolle: Physische Trennung je Kunde (eigener Server); Trennung von Produktiv- und Testumgebungen; Datensicherungen je Instanz mit eigener Kennung und eigenem Zielordner.

2. Integrität

• Weitergabekontrolle: Aktionen mit Außenwirkung (E-Mail, Nachricht, Anruf, Terminänderung) nur nach Freigabe des Nutzers über den Aktions-Broker; Allowlist zulässiger Empfänger und Kanäle; Tokens werden nur an die API-Ursprünge des jeweiligen Anbieters gesendet; der Anmeldedienst leitet ausschließlich an in einer Allowlist hinterlegte Instanz-Adressen weiter.
• Eingabekontrolle: Nur anfügendes Ledger aller ausgeführten und abgelehnten Aktionen; Prüfprotokolle für Chat-Server und Verwaltungszugriffe (12 Monate); Protokolle über Betroffenenanfragen (36 Monate); Änderungen an der Software ausschließlich über versionierte, geprüfte Pull Requests; Maskierung von Geheimnissen in Protokollen.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Nächtliche Datenbanksicherung der Instanz auf ihrem eigenen Server (02:30 Uhr) mit Integritätsprüfung und fester Rotation; die Sicherung verlässt den Server nicht. Die Datenbank des Identitätsdienstes der Plattform wird zusätzlich age-verschlüsselt auf einen zweiten, vom Auftragsverarbeiter betriebenen Server bei Hetzner in Deutschland übertragen (neueste Sicherung je Tag 14 Tage, je Woche 8 weitere Wochen); dieser Server kann die Sicherungen nicht entschlüsseln, der private Schlüssel wird offline verwahrt; vierteljährlicher Wiederherstellungstest.
• Überwachung von Festplatte, Arbeitsspeicher, CPU und Antwortzeiten mit Alarmierung; Speicherbegrenzung für Hintergrundprozesse gegen Überlast; automatische Neustarts; Sicherheitsaktualisierungen des Betriebssystems und der Anwendung; Hosting-Anbieter mit redundanter Strom- und Netzanbindung.
• Ratenbegrenzung an allen öffentlichen Schnittstellen; der Anmeldedienst arbeitet zustandslos und lässt sich ohne Datenverlust neu starten.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung

• Datenschutz-Management: Verarbeitungsverzeichnis je Instanz; dokumentierte Standardfristen für die Löschung (Kontakt-Interaktionen 730 Tage, Mail-Ereignisse 30 Tage, Chat-IP-Adressen 7 Tage, Anmeldedienst-Protokolle 7 Tage), vom Verantwortlichen anpassbar; automatische Löschläufe täglich.
• Incident-Response: Alarmierung des Auftragsverarbeiters bei Sicherheitsereignissen; dokumentierter Meldeweg an den Verantwortlichen innerhalb von 24 Stunden; Wiederanlaufplan über Datensicherung.
• Datenschutzfreundliche Voreinstellungen: Nur-Lese-Berechtigungen als Standard, Schreibrechte nur auf ausdrückliche Freischaltung; Datenminimierung (Kurzzeile statt Volltext, keine Anhänge); private Termine nur als Zeitblock; Einwilligungsabfrage vor Auswertungen des Nutzerprofils.
• Auftragskontrolle: Auswahl von Unterauftragsverarbeitern nach Datenschutzgarantien; Verträge nach Art. 28 DSGVO; jährliche Überprüfung der Liste in Anlage 3.

Anlage 3: Unterauftragsverarbeiter

Stand: November 2026. Die Liste wird unter agentfabrik.de/avv aktuell gehalten.

Keine Unterauftragsverarbeiter des Auftragsverarbeiters, sondern vom Verantwortlichen selbst beauftragte Anbieter: Amazon Web Services (Amazon Bedrock im AWS-Konto des Verantwortlichen, Region Frankfurt) oder Anthropic (eigenes Abonnement des Verantwortlichen) für das KI-Modell (§ 5 Abs. 3); Microsoft (Microsoft Graph) und Google (Calendar/Gmail API) für verbundene Konten; Telegram FZ-LLC, wenn Nutzer Telegram als Kanal einrichten. Der Identitätsdienst der Plattform (Zitadel) wird vom Auftragsverarbeiter selbst auf Hetzner-Servern in Deutschland betrieben.

Rechtsquellen

• Art. 28, 30, 32 bis 36, 44 ff., 82 DSGVO: eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
• Standardvertragsklauseln, Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914: eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj
• EU-US Data Privacy Framework, Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795: eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2023/1795/oj
• AWS GDPR Data Processing Addendum: d1.awsstatic.com/legal/aws-gdpr/AWS_GDPR_DPA.pdf; Amazon Bedrock FAQ (kein Training, keine Weitergabe an Modellanbieter, Speicherung in der Region): aws.amazon.com/bedrock/faqs
• Anthropic Data Processing Addendum: anthropic.com/legal/data-processing-addendum
• Hetzner Datenschutz: hetzner.com/legal/privacy-policy
• Microsoft Products and Services Data Protection Addendum: microsoft.com/licensing/docs

Stand: November 2026